النظام الأساسي

النظام الأساسي

تعرف المؤسسة باسم ( مؤسسة عبدالعزيز سعود البابطين الثقافية ) و قد تم إشهارها عام 1989 في القاهرة بمبادرة من الأستاذ عبد العزيز سعود البابطين ، و هي مؤسسة ثقافية خاصة غير ربحية تعنى بالشعر دون سواه من الأجناس الأدبية ، و على هذا فقد تم اعتماد النظام الأساسي للمؤسسة على النحو الآتي :

 المصطلحات :

يقصد بالمصطلحات الواردة في النظام الأساسي للمؤسسة و اللوائح المكملة له المعاني الواردة قرين كل منها : 
المؤسسة : مؤسسة عبد العزيز سعود البابطين الثقافية .

الجائزة : جائزة عبد العزيز سعود البابطين للإبداع الشعري. 

معجم المعاصرين : معجم البابطين للشعراء العرب المعاصرين .

معجم القرنين : معجم البابطين لشعراء العربية في القرنين التاسع عشر و العشرين .

معجم الدول والإمارات  : معجم البابطين للشعراء العربية في عصر الدول والإمارات.

المجلس : مجلس أمناء مؤسسة عبد العزيز سعود البابطين الثقافية.

الرئيس : رئيس مجلس أمناء المؤسسة و صاحبها الممول . 

الأمين العام : الأمين العام للمؤسسة .

اللجنة : لجنة تحكيم الجائزة .

المقر :

المقر الرئيسي للمؤسسة هو القاهرة ، و تعقد فيها اجتماعات مجلس الأمناء و الهيئات التابعة للمؤسسة 

و لجان التحكيم ،

 و يجوز بقرار من رئيس المؤسسة نقل بعض الاجتماعات و الأعمال إلى بلدان عربية أخرى .

الهيكل التنظيمي للمؤسسة : 

تدار أعمال المؤسسة ومشروعاتها الثقافية من خلال مجلس أمناء يتألف من نخبة من رجال الفكر والأدب في الوطن العربي ويقوم بعمله وفقًا للائحة الخاصة التي اعتمدها رئيس المجلس وتنص على الآتي:

المادة الأولى:  يتألف مجلس أمناء مؤسسة عبدالعزيز سعود البابطين الثقافية من الأمين العام للمؤسسة ومن تسعة أعضاء على الأقل من الأكاديميين المتخصصين في الأدب وحوار الثقافات في الوطن العربي، ويرأس المجلس الأستاذ عبدالعزيز سعود البابطين أو من ينيبه عنه.

المادة الثانية:    يتولى مجلس الأمناء إدارة شؤون المؤسسة والتخطيط لها، وهو المسؤول عن إقرار كل ما يتعلق بالجائزة من حيث شروطها، وفروعها، وصيغة الإعلان عنها، وتسمية أعضاء لجان التحكيم، وتقدير مكافآتهم، وإقرار نتائج عملهم، وتنظيم مهرجان منح الجائزة وتحديد مكانه، كما أنه المسؤول عن الإشراف على أي مشروع ثقافي يتفرع عن الجائزة والإعداد لأي لقاء فكري أو ندوة شعرية.

المادة الثالثة:    يعقد المجلس اجتماعين في السنة على الأقل، في أي قطر عربي يختاره رئيس المجلس، وللرئيس دعوته للانعقاد بصفة استثنائية.

المادة الرابعة:  في حالة تغيب أي عضو عن حضور جلسات المجلس ثلاث مرات متتالية - بدون عذر يقبله الرئيس - يجوز للرئيس أن يسمي عضوًا آخر مكانه، ويتم إقرار تعيينه بموافقة المجلس.

المادة الخامسة: يقوم الأمين العام بتسليم الأعضاء جدول الأعمال قبل انعقاد اجتماع المجلس بأسبوع على الأقل، ولكل عضو أن يقترح عرض أمر من الأمور - كتابة - وللرئيس أن يعرض ما يراه على المجلس.

المادة السادسة: يتولى الأمين العام خلال الأسبوعين اللاحقين لكل اجتماع للمجلس إخطار أعضائه بقرارات وتوصيات المجلس وبملخص لمحضر الاجتماع.

ويعتبر العضو موافقًا عليها في حالة عدم وصول أي تحفظ منه عليها خلال أسبوعين من تسلمه لها.

وللأمين العام - بموافقة الرئيس - أن يختصر المدد السابقة لظروف يقدرها، واختيار الوسيلة المناسبة للحصول على موافقة الأعضاء.

وفي كل الأحوال يتسلم الأعضاء محضر الجلسة، قبل انعقاد الجلسة الآتية لها بأسبوع على الأقل.

المادة السابعة:  تصدر قرارات مجلس الأمناء بالأغلبية عند الحاجة إلى التصويت، وإذا تساوت الأصوات يكون رأي الرئيس مرجحًا.

المادة الثامنة:   يجوز للمجلس أن يشكل من بين أعضائه لجانًا خاصة لبحث الموضوعات المعروضة عليه.

المادة التاسعة:  يجوز للمجلس - لظروف وأسباب يقدرها - تشكيل لجنة من أعضائه ومن غيرهم لاختيار بعض المرشحين لنيل الجائزة، يعرضون مع سائر المتقدمين لنيلها على لجان التحكيم حسب الشروط المعلنة.

المادة العاشرة:  مهمة الأمين العام للمجلس تنفيذ قراراته، والإعداد لاجتماعاته، وله أن يستعين بمن يراه من معاونيه لأداء مهامه.